Ik ben overwerkt! 3 tips voor minder werkstress

Ondernemers raken naar mijn idee sneller overwerkt dan ze doorhebben. Meestal merk je dat pas wanneer het te laat is. Zo zat ik in het eerste kwartaal van 2018 op de bank en was ik er helemaal klaar mee. Er kwam simpelweg niks meer uit mijn handen en ineens dacht ik: ‘Ik ben overwerkt!’ Er zijn natuurlijk meer ondernemers die hier last van hebben en het niet eens doorhebben. In dit artikel en de bijbehorende video, deel ik drie tips om werkstress te voorkomen, zodat je niet overwerkt raakt zoals ik. Here we go!

Openingstijden

Ik merk vooral bij freelancers op dat ze non-stop werken. In het begin is dat leuk want je komt om van de energie en inspiratie. Echter ben je daar snel doorheen als de klanten blijven bellen tijdens momenten waarop je eigenlijk even niet moet werken. Het is aan jou als ondernemer om daar grenzen in te stellen. Soms hebben klanten namelijk geen respect voor je grenzen of hebben ze simpelweg niet eens door dat je ze hebt.

Om een overwerkt gevoel te voorkomen is het belangrijk om openingstijden te hanteren. Hier hou je niet alleen je klanten aan, maar ook jezelf. Zo werk ik elke werkdag van 09.00 tot 17.00. Klanten die voor of na deze tijden contact proberen te maken, zie ik simpelweg niet voorbijkomen. In mijn vrije tijd ben ik ook echt vrij. Ik relax, ga sporten, kom tot mijzelf en denk vooral even niet aan mijn werk. Zo maak ik ruimte vrij in mijn hoofd, blijft het werk leuk en hou ik energie over voor de tijden dat ik echt moet knallen.

Processen automatiseren

Veel ondernemers vergeten dat ze processen kunnen automatiseren. Laat de techniek en collega’s voor je werken. Bespaar zo veel tijd, energie en stress! Laat bijvoorbeeld je facturen automatisch versturen, plan nieuwsbrieven en social media posts in. Laat de boekhouder de facturen verwerken en geef werk uit handen aan collega’s. Waarom moeilijk doen als het makkelijk kan? Veel ondernemers besteden veel te veel tijd aan processen die het niet waard zijn. Hierdoor stapelt belangrijker werk op, waardoor je hier niet meer aan toe komt.

Het gevolg zijn boze klanten, collega’s die geen idee hebben waar ze moeten beginnen en jij voelt je binnen no time overwerkt. Zo had ik een coach klant die honderd keer dezelfde vraag van klanten individueel beantwoordde. Mijn tip aan haar was om een handleiding of een FAQ-pagina te maken op haar website. Dat zou haar één middag kosten om te maken, om er vervolgens maandenlang plezier van te hebben. Ze hoeft nu enkel mensen het handboek toe te sturen of mensen te verwijzen naar de FAQ-pagina.

De projectomschrijving

Verkoop je zoals ik een service, ofwel een product dat niet tastbaar is? Dan is het belangrijk om voor elke klant een projectomschrijving op te stellen. In de projectomschrijving beschrijf je precies wat je gaat doen, maar ook wat de klant wel of niet kan verwachten. De kunst is om jezelf en de klant hieraan te houden. Maak je bijvoorbeeld een logo, dan zitten daar bijvoorbeeld drie correctierondes bij. Komt een klant voor een vierde of derde ronde? Dan is het aan jou om de klant hierop te wijzen en er een nieuwe offerte voor op te maken.

Veel ondernemers doen extra correcties er ‘even’ gratis bij onder het mom van klantenservice. Echter blijft het nooit bij ‘even’ iets veranderen. Nee, uiteindelijk ben je er altijd langer mee bezig. Dit kost je tijd, geld en energie. Tevens blijven projecten van andere klanten liggen, waardoor jij harder moet werken om alles bij te houden. Hou jezelf dus goed aan de projectomschrijving en factureer klanten wanneer ze om extra werk vragen. Klantenservice betekend namelijk niet gratis werken!

Ik hoop dat deze drie tips je helpen om een overwerkt gevoel te voorkomen. Alles valt en staat met je eigen grenzen leren kennen en aangeven. Immers raken wij als ondernemers overwerkt wanneer we over onze grenzen heen gaan. Verplicht jezelf om rust te nemen en even niet met werk bezig te zijn. Zo kun je niet alleen nu, maar ook over vijf jaar met voldoende energie in je onderneming staan. We gaan voor plezier op de langere termijn, let’s go!

Kaya-Quintana

P.S. Heb je hulp nodig met uitzoeken waarom jij overwerkt raakt? Boek dan een coach sessie!