Mijn favoriete plan tools en planmethode voor productiviteit

Oh my lord, I love planning! Ja, als echte plan nerd kan ik niet zonder. Voor mij als ondernemer is het zelfs noodzakelijk. Want als ik niet plan, besteed ik ongemerkt te veel tijd aan mijn bedrijf en dat is ongezond. Ik vind het lastig om toe te geven, maar mijn moedertje had gelijk toen ze zei dat je ook te veel kan werken, haha! Inmiddels heb ik dan ook de slow living lifestyle omarmt en werk ik wel, maar niet te veel. Hiervoor ontwikkelde ik mijn eigen planmethode, want anders maak ik binnen no time overuren.

Plannen als ondernemer is belangrijk

De afgelopen maand heb ik veel tips over plannen gedeeld. Met name om ervoor te zorgen dat je naast ondernemer zijn ook nog kan leven. Want laten we eerlijk zijn: vaak zijn we zo enthousiast over onze bedrijven dat we nu meer werken dan toen we nog in loondienst zaten. Aan de ene kant is het goed als je daar de energie voor hebt. Zeker in het begin als je een nieuw bedrijf start, want dan moet je veel werk verzetten om een sterke basis te creëren.

Echter kun je er dus ook in doorschieten (speaking about myself here). Waardoor je te veel blijft werken en niet meer kunt genieten van ondernemers voordelen zoals meer vrije tijd. Echter is meer vrije tijd een van de meest genoemde pluspunten die mensen als reden opgeven voor het starten van een bedrijf. Het probleem is dat als je die vrije tijd niet inplant, je er vaak vrij weinig of niets van terugziet. En dan kun je alsnog niet doen wat je leuk vindt.

Daarnaast kun je als ondernemer ook last hebben van loondienst gedrag. Ik heb geen idee hoe ik het anders kan noemen, maar ik bedoel ermee dat je je zelfs als ondernemer kunt gedragen als werknemer. Waardoor klanten de ruimte kunnen nemen om je agenda, werkmethode en werktijden bepalen. Om deze reden is plannen ook belangrijk. Immers is het zelf controle kunnen houden over hoe en wanneer je werkt een must. Anders had je net zo goed voor een baas kunnen blijven werken. Ontwikkel daarom je eigen planmethode.

Praktische plan tools

Je eigen planmethode ontwikkelen kan wat tijd kosten. Immers is iedereen anders. Wellicht werkt jouw brein anders dan dat van mij en is het daarom fijn om je eigen methode te vinden. Het lijkt mij in ieder geval een goed idee om mijn favoriete praktische plan tools met je te delen. Dan kun je daar alvast mee experimenteren en zo je eigen planning ontwikkelen. Als je zelf nog handige plan tools hebt, deel ze dan in een reactie onder dit artikel.

Asana 

Ik gebruikte de betaalde versie toen ik personeel in dienst had en we samen meerdere klanten tegelijk hielpen. Asana is fijn omdat je in dit programma diverse teams en planborden kan maken. Je kunt teams en groepen als privé, gedeeld en openbaar aanmerken. Het fijnste van Asana is naar mijn mening dat je ook klanten aan je teams kan toevoegen. Ik geef mijn klanten graag hun eigen taken, zoals input aanleveren. Asana verstuurd hiervoor zelf reminder e-mails, waardoor ik niet iedere collega en klant handmatig aan deadlines hoef te herinneren. Yep, you know me. I love a good shortcut!

Bullet Journal methode door Ryder Carroll

Zo’n drie jaar geleden leerde ik de bullet journal methode van Ryder kennen. Het is heel simpel. Je hebt enkel een notebook en een pen nodig, waarna je to do lijstjes maakt en die op je eigen tempo afrondt. Ryder heeft allerlei verschillende bulletpoints ontwikkeld, waardoor je met verschillende tekentjes en schema’s kunt bijhouden waar je bent gebleven. Het is super simpel en aan te passen op hoe je eigen brein werkt. Zo heb ik een bullet journal waarin ik met gekleurde markers werk, want daar houdt mijn brein van. Het is een minimalistisch plan/productiviteit methode die ik zelf heel fijn vindt.

Hobonichi weeks agenda

Het Japanse bedrijf Hobonichi heeft heel mooie minimalistische planners. Ja, je herkent nu ongetwijfeld een thema bij me op, haha! Ik ben gek op minimalistisch vormgegeven plan tools, want mijn brein kan er niet zo goed tegen als er teveel op een agenda pagina staat.

De Hobonichi weeks agenda gebruik ik voor mijn afspraken, het bijhouden van gewoontes (habit trackers) en huishoudelijke taken lijstjes. Vanuit de psychologie weten we dat dingen opschrijven voor meer ruimte in je brein zorgt. Een analoge agenda om te plannen is voor mij dan ook een must. Ik hoef niet al mijn afspraken te onthouden en houd zo denkruimte voor creativiteit over. 

Google calendar

De Hobonichi weeks planner combineer ik met Google Calendar. Dat lijkt misschien dubbel op, maar ik hou van Google Cal omdat ik daardoor notificaties krijg. Handig voor als je geen afspraken of taken wil vergeten. In Google Cal kan ik ook met kleurtjes werken. Zo heeft elke werkdag een andere kleur met een ander thema. Ik kan beter plannen als mijn taken en doelen voor me kan zien. Kleurtjes helpen me om onderdelen te scheiden en te herkennen. De Google Calendar is overigens gratis en ook op al mijn Apple apparaten te gebruiken. Aaah, liefde voor synchronisatie!

Je eigen planmethode ontwikkelen

Dusss, nu weet je welke plan tools ik graag gebruik. Echter heb ik ook een paar tips voor het ontwikkelen van je eigen planmethode. Ik heb zelf aardig wat agenda’s en notitieboekjes versleten om de juiste manier voor mezelf te vinden. Maar heel eerlijk, dat was wel leuk! Want wie vindt het niet heerlijk om even lekker nieuwe stationery spulletjes te kopen. Ik in ieder geval wel, want ik voel me er altijd super georganiseerd en gemotiveerd door. Een echte successful adult, haha!

Er zijn in ieder geval veel planmethodes die je kunt testen. Op mijn YouTube kanaal over plannen laat ik de mijne zien. Mijn beste tip is om het simpel te houden. Want ja, ik vind stationery kopen heel leuk maar ik kan maar één agenda echt gebruiken. Daarom kocht ik eerst wat goedkope agenda’s met diverse layouts om ze te testen. Toen ik zeker wist welke layout ik fijn vond, kocht ik pas de wat duurdere agenda van Hobonichi. Om geld te besparen startte ik dus niet gelijk met de duurste tools, maar begon met hetgeen dat mij het meeste aantrekt.

Zo liet ik Trello al snel links liggen omdat ik het er niet mooi uit vind zien. Ik vergat steeds dat ik een Trello bord had. Google Calendar klikt in mijn brein wel en dit programma gebruik ik dan ook elke dag. Ik heb volop geëxperimenteerd met productiviteit methodes en vind bijvoorbeeld de pomodoro techniek verschrikkelijk! Ik werk veel beter vanuit mijn eigen flow en hyperfocus. Daar heb ik mijn planning dan ook op aangepast. Met andere woorden: er is geen goed of fout in de planwereld. Zolang het voor jou werkt, is het goed!

Maak praktische planningen

Ik wil er nog wel bij vertellen dat ik heb geleerd om mijn planningen praktisch te houden. Ofwel, ik maak ze uitvoerbaar zoals ik podcast aflevering 26 vertelde (dit is het bijbehorende artikel). Want plannen is leuk, maar als je je hele agenda zo strak vol plant, heb je alsnog geen ruimte voor de vrijheid die je zo graag wil. Naar mijn inzicht zou je eigen planmethode ontwikkelen dan ook gericht mogen zijn op die vrijheid. Vrijheid zoals jij dat ziet en daarvoor mag je de mening van klanten, vrienden, familie en de maatschappij lekker naast je neerleggen.

Ik denk dat ik je dit graag wil meegeven omdat ik weet hoe het is om jezelf helemaal klem te zetten. Waardoor je op een dag wakker wordt en denkt: ‘Kak, nu werk ik alsnog alsof ik in loondienst zit!’ Hierdoor ben ik plannen leuk gaan vinden. Het is geen moetje, maar een tool die ik gebruik om mijn doelen te behalen. En dat is genieten van meer winst, vrije tijd en plezier. Dat kan alleen als ik op tijd mijn taken afmaak en tijd vrijhoud om daadwerkelijk te genieten van mijn leven zoals ik dat wil.

Hopelijk heb ik je zo kunnen inspireren om je eigen planmethode te ontwikkelen als ondernemer. Zodat je niet jezelf kwijtraakt en je doelen uit het oog verliest. Waardoor je kunt voorkomen dat je geleefd wordt en alsnog constant in dienst bent of aan staat. Tuurlijk: ‘You can wing it for a while.’ Maar uiteindelijk kom je pas verder als je concrete planningen maakt en die volgt voor zover dat kan. Want ja: ‘Ik plan, God lacht, haha!’ Maar door mijn planning krijg ik uiteindelijk wel meer voor elkaar, dan wanneer ik enkel hoop dat ik tijd overhoud voor mezelf.

Binnenkort komt mijn plan cursus voor ondernemers uit. Die vind je dan op de cursus pagina en ik zal deze ook aankondigen op social media. Ondertussen ben ik er voor vragen over plannen en hoor ik graag alles over jouw favoriet planmethode, tools en tips. Let’s pay the good stuff forward. Deel dit artikel met een ondernemer die hier volgens jou ook baat bij heeft. Zo kunnen we samen zoveel mogelijk Business Builders helpen aan handige shortcuts.

Kaya-Quintana

P.S. Je kunt mij altijd mailen voor vragen via info@buildmybusiness.nl of mij een berichtje sturen op Instagram @buildmybusinessnl.