Help, mijn klant betaalt niet!

Help, mijn klant betaalt niet! Ik zie deze opmerking heel erg vaak voorbijkomen in Facebook groepen voor ondernemers. Heel erg vervelend zo’n klant die niet betaald, maar vaak kun je zelf genoeg stappen ondernemen om wanbetalers te voorkomen. In dit artikel wil ik daarom inzoomen op de dingen die je kunt doen om op tijd je geld te krijgen. Zo hoef je nooit meer gefrustreerd te raken als je naar je bankrekening kijkt, here we go!

Het stappenplan voor nieuwe klanten

Eerder schreef ik al over een stappenplan voor nieuwe klanten. Jij bent als ondernemer namelijk verantwoordelijk over de communicatie van jouw bedrijf. Wanneer iets niet duidelijk is voor de klant, ben jij degene die het duidelijk moet maken. Ga er nooit van uit dat de klant wel begrijpt dat ze op tijd moet betalen. De meeste klanten die van tevoren de betalingsregels van jouw bedrijf niet onder ogen krijgen, maken zelf de regels op.

Maak daarom een stappenplan die je bij de offerte en algemene voorwaarden toevoegt. Zo kan de klant meteen zien hoe je werkt en hoe het proces verloopt. Denk daarbij aan het maken van de offerte, tot de eerste betaling en de eerste taak die je voor de klant uitvoert. Maak het inzichtelijk voor de klant zodat ze nooit kunnen zeggen dat ze niet weten waar hun geld naartoe gaat. Zo kun je voorkomen dat ze niet willen betalen omdat jij ‘niks’ uitgevoerd hebt. Immers kun je de klant steeds weer verwijzen naar het stappenplan, handig!

Offerte en algemene voorwaarden

Het is voor mij onbegrijpelijk dat er zo veel ondernemers zijn die zonder offertes en algemene voorwaarden werken. Toch gebeurt het nog elke dag waardoor veel ondernemers in de financiële problemen komen. Ik raad je aan om vandaag nog algemene voorwaarden aan te schaffen bij een advocaat. Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden op maat laat maken. Want elk bedrijf is anders en de voorwaarden moeten goed aansluiten op jouw situatie.

Maak vervolgens voor elke klant een offerte op waar je de algemene voorwaarden en het stappenplan voor nieuwe klanten aan toevoegt. Maak in de offerte duidelijk welke manier van factureren en welke betalingstermijn jouw bedrijf hanteert. Wanneer de klant met de offerte, de algemene voorwaarden en het stappenplan akkoord gaat, kun je de klant hier goed aan houden. Zonder getekende offerte en geaccepteerde voorwaarden wordt het namelijk heel lastig om de klant te houden aan de betalingsplicht die jij in gedachte hebt.

Vooraf factureren

Het is mij een raadsel waarom veel ondernemers niet vooraf factureren. Ik raad je uiteraard aan om het wel te doen. Immers ben je zo altijd verzekerd van omzet en winst. Een klant die niet vooraf wil betalen heeft vaak zelf cashflow problemen. Dat is een klant waar je niet mee wilt werken omdat je bij voorbaat weet dat de factuur niet (op tijd) betaald zal worden.
Sommige klanten zullen beweren dat ze jou niet vertrouwen en daarom achteraf willen betalen.

Vaak zijn dat klanten die zelf niet te vertrouwen zijn, vooraf betalen dus! Weet je zeker dat de klant wel voldoende geld heeft om je te betalen, maar blijft de klant huiverig? Stel haar dan gerust door te wijzen op je algemene voorwaarden. Hierin staat als het goed is ook beschreven wat de klant kan doen als jij de afspraak niet nakomt. Wellicht moet jij de klant het geld terugbetalen of ga je net zolang door tot de opdracht naar tevredenheid afgerond is. Laat in ieder geval aan de klant zien dat jouw onderneming betrouwbaar is, maar dat je dit ook van je klanten verwacht.

Soms moet je nee zeggen

Mijn klant betaalt niet, wat moet ik doen? Wanneer een klant keer op keer niet (op tijd) betaald, is het goed om nee te zeggen. Zeg nee tegen deze klant en ga op zoek naar klanten die wel op tijd betalen. Ik begrijp heel goed hoe moeilijk het is om een klant te ontslaan. Immers zorgt die klant wel voor omzet, toch? Nee, want een niet betalende klant zorgt voor verlies en dat kun jij als ondernemer niet gebruiken!

In sommige gevallen is het een goed idee om alles netjes voor de klant af te ronden wanneer je het geld hebt ontvangen. Waarna je vervolgens geen opdrachten van deze klant meer aanneemt. Respecteer jezelf en je eigen onderneming door de klant uit te leggen dat dit niet de manier is waarop je werkt of behandelt wilt worden. Liever één goede klant die jou waardeert en op tijd betaald, dan tien klanten waar je wakker van ligt omdat je de rekeningen niet meer kunt betalen.

Ik hoor graag of je iets hebt gehad aan deze tips. Mocht je hulp nodig hebben bij het opstellen van je eigen betalingsregeling? Maak dan een afspraak voor een coach sessie hier in Den Haag.

Kaya-Quintana

P.S. Abonneer jezelf ook op mijn Youtube kanaal voor handige business video’s!