‘Help, mijn klant betaalt niet!’ Ik zie deze opmerking vaak voorbijkomen in Facebook groepen voor ondernemers. Heel erg vervelend zo’n klant die niet betaald, maar gelukkig kun je zelf stappen ondernemen om wanbetalers te voorkomen. In dit artikel wil ik daarom inzoomen op de dingen die je kunt doen om op tijd je geld te krijgen. Zo hoef je nooit meer bang te zijn voor het niet kunnen betalen van je rekeningen, here we go!
Het stappenplan voor nieuwe klanten
Je kunt starten met een stappenplan voor nieuwe klanten. Jij bent als ondernemer namelijk verantwoordelijk voor de communicatie van jouw bedrijf. Wanneer iets niet duidelijk is voor de klant, ben jij degene die het duidelijk moet maken. Ga er nooit van uit dat de klant wel begrijpt dat ze op tijd moet betalen. De meeste klanten die van tevoren de betalingsregels van jouw bedrijf niet onder ogen krijgen, maken zelf de regels op.
Maak daarom een stappenplan die je bij de offerte en algemene voorwaarden toevoegt. Zo kan de klant meteen zien hoe je werkt en hoe het proces verloopt. Denk daarbij aan het maken van de offerte, tot de eerste betaling en de eerste taak die je voor de klant uitvoert. Maak het inzichtelijk voor de klant, zodat ze nooit kan zeggen dat ze niet weet waar haar geld naartoe gaat. Zo kun je voorkomen dat ze niet wil betalen omdat jij nog ‘niks’ uitgevoerd hebt. Immers kun je de klant steeds weer verwijzen naar het stappenplan en waar haar eigen verantwoordelijkheden liggen, handig!
Offerte en algemene voorwaarden
Er zijn helaas nog te veel ondernemers die zonder offertes en algemene voorwaarden werken. Waardoor veel ondernemers in de financiële problemen komen. Ik raad je aan om vandaag nog algemene voorwaarden aan te schaffen bij een juridische professional. Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden op maat laat maken. Want elk bedrijf is anders en de voorwaarden moeten goed aansluiten op jouw situatie. Daarnaast mag je niet zomaar andermans voorwaarden kopiëren, omdat er op teksten auteursrecht rust.
Maak vervolgens voor elke klant een offerte op, waar je de algemene voorwaarden en het stappenplan voor nieuwe klanten aan toevoegt. Maak in de offerte duidelijk welke manier van factureren en welk betalingstermijn jouw bedrijf hanteert. Wanneer de klant met de offerte, de algemene voorwaarden en het stappenplan akkoord gaat, kun je de klant hier goed aan houden. Zonder getekende offerte en geaccepteerde voorwaarden, kan het heel lastig zijn om de klant te houden aan de betalingsplicht die jij in gedachte hebt.
Vooraf factureren
Vooraf factureren is een goed idee! Immers ben je zo altijd verzekerd van geld op je rekening. Een klant die niet vooraf wil betalen heeft (naar mijn ervaring) vaak zelf cashflow problemen. Dat is een klant waar je niet mee wilt werken, omdat je bij voorbaat weet dat de factuur niet (op tijd) betaald zal worden.
Sommige klanten zullen beweren dat ze jou niet vertrouwen en daarom achteraf willen betalen. Op zich is die gedachte niet gek, want sommige klanten hebben misschien eerder nare ervaringen gehad.
Weet je zeker dat de klant wel voldoende geld heeft om je te betalen, maar blijft de klant huiverig? Stel haar dan gerust door te wijzen op je algemene voorwaarden. Hierin staat als het goed is ook beschreven wat de klant kan doen als jij de afspraak niet nakomt. Wellicht moet jij de klant het geld terugbetalen of ga je net zolang door tot de opdracht naar tevredenheid afgerond is. Laat in ieder geval aan de klant zien dat jouw onderneming betrouwbaar is, maar dat je dit ook van je klanten verwacht. Vooraf betalen is in bijna elk geval een goed idee.
Soms moet je nee zeggen
Mijn klant betaalt niet, wat moet ik doen? Wanneer een klant keer op keer niet (op tijd) betaald, is het goed om nee te zeggen. Zeg nee tegen deze klant en ga op zoek naar klanten die wel op tijd betalen. Ik begrijp heel goed hoe moeilijk het is om een klant te ontslaan. Immers zorgt die klant wel voor omzet, toch? Nee, want een niet betalende klant zorgt voor verlies en dat kun jij als ondernemer niet gebruiken!
In sommige gevallen is het een goed idee om alles netjes voor de klant af te ronden wanneer je het geld hebt ontvangen. Waarna je vervolgens geen opdrachten van deze klant meer aanneemt. Respecteer jezelf en je eigen onderneming, door de klant uit te leggen dat dit niet de manier is waarop je werkt of behandelt wilt worden. Liever één goede klant die jou waardeert en op tijd betaald, dan tien klanten waar je wakker van ligt omdat je de rekeningen niet meer kunt betalen.
Ik hoor ook weleens dat ondernemers bang zijn om wanbetalers aan te spreken, uit angst voor een slechte relatie of een negatieve review. Naar mijn inzicht is de relatie tussen jou en een klant die inmiddels een wanbetaler is geworden, al verpest door de klant zelf. ‘It takes two to tango!’ Respect werkt twee kanten op: jij levert op tijd wat je hebt beloofd en de klant betaald op tijd de factuur. Als jij wel levert maar de klant niet betaald, dan mag je voor jezelf opkomen. Dit type klant ben je liever kwijt dan rijk.
Ik hoor graag of je iets hebt gehad aan deze tips. Wil je graag eens sparren over je betaaltermijnen, stappenplannen en voorwaarden? Word dan lid van De Coworking Club voor onbeperkt business consulting en marketing advies. Of boek een privé business consulting sessie waarin we gericht aan je bedrijf kunnen werken.
Kaya-Quintana
P.S. Hier vind je handige cursussen voor ondernemers.
Share
Related Posts
