Als ondernemer heb je het hopelijk lekker druk en is tijd besparen erg belangrijk. Vooral voor ondernemers die een service verkopen zijn tijdbesparende tips van belang. Immers heb je maar een aantal uren per dag waarop je jouw services kunt uitvoeren. Dat moet goed, gezellig en efficiënt gebeuren. In dit artikel deel ik daarom graag enkele tips en tricks die je kunt inzetten om tijd te besparen, zodat je meer tijd overhebt voor je werk en jezelf.
Wat doe je eigenlijk op een dag?
Veel ondernemers weten eigenlijk niet zo goed waar hun tijd naartoe gaat. Vaak zijn ze nog niet bewust van wat ze nu eigenlijk op een dag doen. Als je echt tijdbesparend te werk wil gaan is het belangrijk om jezelf een week of twee te monitoren. Schrijf bijvoorbeeld elke keer op hoe laat je met een nieuwe taak begint. Zo kun je al snel zien hoe lang je per taak bezig bent, maar ook of het langer duurde omdat je stiekem zat te Netflixen.
Je kunt middels deze methode ook de klusjes die de meeste tijd kosten achterhalen. Soms heb je wellicht helemaal niet door dat de administratie minder tijd kost dan een mail sturen. Wanneer je niet zeker bent van hoe lang iets duurt, ga je het misschien uitstellen waardoor je juist tijd verliest. Wanneer op papier tracken niet voldoende is kun je zelfs jezelf timen door apps als Timely. Je drukt simpelweg op de knop en gaat lekker aan de slag. Aan het einde van je taak klik je weer op de knop en weet je precies hoe lang je bezig was.
Visueel plannen
Ooit leerde ik van mijn stagebegeleider (een maatschappelijk werker) dat visueel plannen goed werkt voor drukbezette mensen. Hiermee doelde hij op het feit dat letterlijk uitschrijven of typen wat je gaat doen, voor inzicht en rust zorgt. Je weet namelijk precies wat je gaat doen, maar ook hoe en wanneer. Hierdoor bespaar je al tijd omdat je niet alles ‘on the spot’ hoeft te bedenken, wat vaak meer tijd kost dan voorruit plannen.
Je bepaalt zelf hoe ver je vooruit plant, maar ik doe het graag voor minstens twee weken. Daarnaast heb ik ook graag een plan per kwartaal zodat ik de rode draad voor mijn onderneming niet kwijtraak. Dit is een van mijn beste tijdbesparende tips voor ondernemers. Met name voor ondernemers die met teams werken, waarbij je op meerdere mensen tegelijk moet letten. Je maakt een plan zo uitgebreid als je zelf wilt, maar een goede, gratis en online visuele planner is Trello. Deze website/app gebruik ik zelf ook heel erg graag.
Processen automatiseren
Als ondernemer zijn er veel processen achter de schermen die je in de gaten moet houden. Wat ik mijn coachees altijd aanraad is om processen te automatiseren. Ik merk dat veel ondernemers deze tip met name goed kunnen gebruiken omtrent administratie. Zo zijn er veel mensen die alle factureren nog met de hand opstellen. Of alle herinneringen en aanmaningen zelf in de gaten houden en verzenden. Dat kost uiteraard veel te veel tijd en daar zit je niet op te wachten.
Maak daarom gebruik van programma’s zoals Moneybird waarbij je facturen eenmalig instelt, waarna het programma alles van je overneemt. Via deze Moneybird link kun je in plaats van twee maanden, vier maanden gratis gebruik maken van dit handige programma. Je kunt ook gebruik maken van abonnementen voor bijvoorbeeld kantoorartikelen. Weet je bijvoorbeeld dat je elke maand dezelfde printerinkt nodig hebt, dan kun je bij veel B2B webshops een herhaalbestelling aanvragen. Dan weet je dat je elke maand alle benodigdheden toegestuurd krijgt, maar dat je ze niet iedere keer weer handmatig opnieuw hoeft te bestellen.
Doe niet alles zelf
Ik begrijp het, veel ondernemers zijn gewend om alles zelf te doen. Slimme ondernemers zorgen ervoor dat ze niet alles zelf hoeven te doen, zodat ze tijd kunnen besparen voor belangrijke taken. Een goede tijdbesparende tip is om bepaalde zaken uit te besteden. Het begint met tip nummer één waarbij je uitzoekt welke minder belangrijke taken veel tijd kosten. Huur bijvoorbeeld een parttimer in en/of maak gebruik van een stagiaire om die taken over te nemen.
Ik zeg niet dat je belangrijk uitvoerend werk uit handen moet geven, maar wel kleine tijdrovende en praktische klusjes. Denk aan het schoonmaken van het kantoor, klanten te woord staan met korte vragen of pakketjes verzenden. Wat dacht je van boodschappen doen voor het team, kantoorspullen bestellen, social media content en nieuwsbrieven schrijven? Dit zijn taken waar jij als ondernemer niet per se bovenop hoeft te zitten en prima kunt uitbesteden. Zo hou je meer tijd over voor belangrijke taken zoals verkoop.
Welke tijdbesparende tips voor ondernemers gebruik jij al?
Kaya-Quintana
P.S. Heb je moeite met het maken van een goede planning voor je bedrijf? Boek dan een coachsessie op mijn kantoor in Den Haag, see you soon!
