Praktisch plannen voor productiviteit levert je meer geld op

Praktisch plannen voor productiviteit als ondernemer is niet altijd even makkelijk. De meeste van ons zijn al snel geneigd om toch even tussendoor wat voor een klant te doen. Of je bent juist snel afgeleid waardoor alles langer duurt dan nodig. Met als resultaat dat je constant achter de feiten aanloopt en je daardoor ook gestrest kan voelen. Ondernemen en klanten helpen is daardoor een stuk minder leuk. Gelukkig kun je er wat aan doen, check it out!

Plan tips zijn meestal wat droogjes. Ze zijn vaak gericht op heel streng je to do lijstje afronden of volgens een bepaalde methode werken. Je moet dit en het moet zo. Dat werkt niet voor iedereen. Jezelf een methode aanmeten die niet bij je past, maakt je werk soms onuitvoerbaar en minder leuk. Niet heel praktisch dus! En wat praktisch, ofwel uitvoerbaar is voor je buurvrouw, is wellicht niet haalbaar voor jou.

Daarom deel ik graag hoe ik praktisch plan voor productiviteit, wat wellicht ook werkt voor jou. Het resultaat van praktisch plannen is dat je taken daadwerkelijk afrondt, je ideeën echt uitwerkt en meer tijd overhoudt voor leuke dingen. Dat maakt ondernemen juist heel erg leuk en je resultaten nog beter! Dit zijn een paar praktische plan tips die je vandaag nog kunt inzetten.

Je eigen productiviteit meten

Ik heb opgemerkt dat veel mensen productiviteit meten op basis van het aantal gemaakte taken. Als de ene ondernemer binnen een uur vijf taken afmaakt en de ander drie, dan zien mensen de eerste ondernemer als heel productief. Maar de snelheid waarmee je taken afmaakt zegt niets over de kwaliteit van je werk. Zelf maak ik liever drie taken af, zodat mijn resultaten echt goed zijn. Versus vijf taken afraffelen, waardoor ik later stomme fouten moet fixen.

Hierdoor heb ik geleerd om productiviteit niet enkel te zien als de hoeveelheid taken die ik per uur of per dag afrond. Ik kijk nu naar hoe goed een taak is afgerond en welke resultaten dat oplevert. Eerlijk gezegd vind ik dat soms nog moeilijk hoor. Want ik werd in het verleden vaak beoordeeld op hoeveel en hoe snel ik iets had gedaan. Nu hecht ik meer waarde aan de kwaliteit van mijn werk en voel ik minder druk als ik ergens langer over doe.

Want hoe productief ben je als je altijd gehaast je werk afmaakt? Als je daardoor regelmatig belangrijke punten mist en je klanten steeds vaker iets te klagen hebben? Nope, dat is niet heel productief. Daarom kan het een goed idee zijn om te leren hoe je productiviteit meet op basis van kwaliteit versus kwantiteit. Ik vertel dat ook graag aan mijn klanten. Vooraf geef ik bijvoorbeeld aan dat ik een uurtje extra inplan, just in case. Immers willen zij ook goede resultaten en daar richt ik mijn planning dan ook op in.

Je werktijd bijhouden

Toen ik net met ondernemen begon, wist ik nog niet hoe lang ik met bepaalde taken bezig zou zijn. Ik liep er al snel tegenaan dat ik mijn klanten wilde laten zien dat ik ze snel kon helpen. Dat is een van mijn USP’s. Zo gaf ik aan dat ik binnen twee uur een tekst kon schrijven, terwijl later bleek dat ik eigenlijk meer tijd nodig had. Een persbericht schrijven kost mij bijvoorbeeld drie tot vier uurtjes. Omdat ik dat in het begin nog niet wist en daardoor slechts twee uur werk op de offerte had gezet, kon ik enkel die twee uur factureren. Immers staat het een beetje lullig als ik mijn inschattingsfout op de klant verhaal.

Uiteindelijk was ik een dief van mijn eigen portemonnee. Echter leerde ik al snel dat dit niet werkt op de lange termijn. Daarom begon ik met mezelf timen. Voor elke taak hield ik bij hoe lang ik erover deed. Binnen twee maanden kon ik precies aangeven hoeveel tijd ik kwijt was aan een bepaalde taak en gaf ik mezelf een uurtje extra als marge. Immers weet je nooit van tevoren hoe je dag loopt of wanneer je inspiratie tijdelijk wegzakt, waardoor je meer tijd nodig hebt. Daarnaast zijn sommige klanten langzaam met input en feedback geven. Mijn inkomsten hoeven daar niet onder te lijden.

Jezelf timen, zelfs als je al jaren onderneemt, is een goed idee. Immers kan je werkwijze veranderen, hebben nieuwe klanten meer vragen of zijn er vaak onverwachte revisies die je moet doorvoeren. Als je van jezelf merkt dat je constant in een race tegen de klok zit, is het tijd om daar iets aan te doen. Time hoe lang je doet over je taken en tel daar een uurtje bij op als marge. Als je het vermoeden hebt dat een klant traag zal reageren, doe je er een uurtje of twee bij. Zo schrijf ik een persbericht in vier uur, maar rekening ik er acht uur voor. Immers is communiceren met de klant ook werk.

Wat mij betreft, is praktisch plannen voor productiviteit als ondernemer niet gericht op heel rigide en stug allerlei plan regeltjes volgen. Als ondernemer word je juist productiever als je volgens je eigen workflow kan werken. Hoe lekkerder je kan opgaan in je werk, hoe meer je voor elkaar krijgt. Mijzelf forceren om een taak af te maken, als ik bijvoorbeeld last heb van brain fog, werkt af en toe. Dat moet soms ook want: deadlines. Maar als het kan, is een uurtje rusten en later verder knallen, een betere oplossing. Deze ervaring heeft mij geleerd om mijn werkdag in te plannen op basis van mijn eigen workflow. Ik krijg dan veel meer gedaan, whoohoo!

Praktisch plannen voor productiviteit

Als ondernemer plan ik heel anders dan toen ik nog in loondienst werkte. Immers bepaal ik nu mijn eigen werktijden, weet ik hoe lang ik over een taak doe en wat dat aan resultaten oplevert. Maar hoe maak je dat praktisch, ofwel uitvoerbaar op een dagelijkse basis? Dit is hoe ik het doe. Per dag kijk ik welke taken ik af moet maken. Omdat ik weet hoeveel tijd ik per taak nodig heb, kan ik ze makkelijk over mijn werkdag verdelen. Tussen 09.00 en 12.00 maak ik bijvoorbeeld een grote taak van drie uurtjes af. Want rond dat tijdstip ben ik super helder.

Tussen 12.00 en 13.00 ga ik pauze houden. Tussen 13.00 en 15.00 knal ik er twee of drie kleine taakjes uit. Van 16.00 tot 17.00 maak ik extra taken af, als ik nog tijd over heb. In de praktijk plan ik zo’n drie taken per dag in. Als ik die succesvol heb afgerond, ben ik wat mij betreft productief geweest. Extra taken die ik aan het einde van de dag bij pak, zijn een dikke bonus! Mijn focus ligt in ieder geval op drie taken per dag. Soms is dat mijn minimum en soms is dat mijn max.

Nu denk je misschien” ‘Nou meid, ik kan er veel meer afmaken!’ Super, go for it! Het ligt namelijk ook aan het type werk wat je doet. Ik maak veel content en ontwikkel cursussen. Tevens verzorg coaching en consulting. Dat vraagt veel denkwerk, waardoor ik tussendoor zen momentjes nodig heb. Anders verandert mijn brein in een bordje spaghetti, haha! Praktisch plannen voor productiviteit is dus ook gericht op goed voor jezelf zorgen.

Als laatste kan ik je meegeven dat plannen niet altijd hoeft de draaien om zoveel mogelijk taken afmaken. Je mag juist jezelf meer tijd geven, werken op je eigen tempo en daardoor de beste resultaten opleveren. Mijn grootste tip is lekker alle planregels los laten en testen welke manier van plannen het beste voor jou en je lifestyle werkt. Plan bijvoorbeeld in de ochtend een workout in en start pas om 12.00 met werken. It’s up to you! Als je praktisch plannen voor productiviteit gaat inzetten, dan zal je merken dat je ook meer geld overhoudt. Immers doe je meer in minder tijd, waardoor je meer leuke dingen kunt doen en daar ook budget voor hebt, yay!

Keep Building your Business,

Kaya-Quintana

P.S. Heb je een vraag of opmerking over praktisch plannen en productiviteit? Je mag mij altijd mailen via info@buildmybusiness.nl of een berichtje sturen via Instagram @buildmybusinessnl.