Zo voorkom ik dat klanten mijn agenda bepalen

‘Ik wil toch echt eerst een online meeting hoor!’⁠ Yup, ik had er weer een te pakken: ⁠een potentiële klant die dacht mijn werkwijze en agenda te kunnen bepalen. Ik heb er nog een mailtje aan besteed, waarin ik uitleg waarom ik met vijf simpele vragen wil checken of we een goede match zijn, alvorens ik een meeting plan. Want ik heb het simpelweg druk. ⁠Het resultaat: krekels… en meer vrije tijd voor mij!⁠ Want ik laat klanten niet meer mijn agenda bepalen.

Kijk, het zit zo: vroeger had ik mezelf in allerlei bochten gewrongen om een potentiële klant blij te maken. Inmiddels heb ik 13+ jaar ervaring met ondernemen en weet ik wat werkt.⁠ Niet alleen voor mij, maar ook voor mijn klanten. Een klant die bijna afdwingt het op haar manier te doen, is er een die voor hoofdpijn gaat zorgen. En in mijn agenda staat dat ik daar geen tijd voor heb, haha! Ik leg graag uit hoe ik voorkom dat klanten mijn agenda bepalen. 

Tip: in plaats van lezen kun je ook de podcast aflevering beluisteren!

Plan eerst je non-negotiables 

Plannen als ondernemer kan best lastig zijn, want in de meeste gevallen ben jij degene die alles moet regelen. Immers heb je geen baas boven je staan die taken aan andere collega’s uitdeelt als jij het te druk hebt. Wellicht heb je nog geen personeel of hulp. Als je dat wel hebt kan het lastig zijn om taken over te dragen en projecten te leiden. Dan zijn er ook klanten die (vaak onbewust) jouw agenda bepalen of dat proberen. Maar jij bent er ook nog!

Momenteel ben ik bezig met het ontwikkelen van een plan cursus voor ondernemers. Ik geef je een seintje als de cursus online staat, maar je kunt sowieso de cursus pagina in de gaten houden. In de cursus leer ik je in ieder geval alles over non-negotiables. Dit zijn momenten en dingen die voor jou zo belangrijk zijn, dat je er echt tijd voor vrijmaakt of dat zou willen doen.

Mijn non-negotiables gaan altijd voor! Voorbeelden van non-negotiables zijn vaste werktijden, tijd voor familie en vrienden of lekker relaxen. Een vast sportmoment of services en taken die je niet uitvoert omdat je ze niet leuk vindt. Mijn advies is om altijd eerst je eigen non-negotiables in te plannen, zodat je goed voor jezelf kunt zorgen. Want zonder jou is er geen bedrijf, daarom komen de dingen en momenten die jou gezond en gelukkig houden voor.

De ‘eerst ik, dan de klant’ mindset

Als ik heel eerlijk ben voelt het voor mij soms nog steeds onnatuurlijk om mezelf voorop te stellen. Ik ben door mijn werk in de Retail ‘gewend’ dat de klant koning is. Eerlijk gezegd ben ik het daar nooit mee eens geweest, want er zijn grenzen aan wat ik kan en wil doen. Echter heb ik geleerd om mijn eigen planning voor mijn privéleven en bedrijf eerst af te ronden. Toen ik dat nog niet deed liep ik steeds achter de feiten aan en dat had nare gevolgen.

Zo had ik veel te weinig tijd om te rusten en moest ik vaak in de avonden en weekenden overwerken. Dan zat ik op zaterdag mijn administratie te doen en werkte ik altijd door als ik ziek was. Klanten konden op elk moment spoedjes aanvragen. Ik werk daardoor sneller dan het licht, maar kan hierdoor ook altijd on edge zijn. Gezond is dat natuurlijk niet. Dus als dit voor jou herkenbaar is of je leven begint hier op te lijken, grijp dan meteen in!

Ik deed dat door mezelf én mijn klanten te trainen. Gevoelsmatig was dat voor mij heel erg lastig, want het motto ‘klant is koning’ zit er bij mij heel erg in. Gelukkig is dat nu stukken minder en plan ik altijd eerst mijn non-negotiables in. De tijd die overblijft gaat naar werk en klanten. Dit weten mijn klanten ook. Ik geef ze namelijk heel duidelijk mee dat ik enkel op werkdagen tussen 09.00 tot 17.00 beschikbaar ben. Buiten die tijden ben ik er niet, doei!

Een welcome guide voor nieuwe klanten

Voor al mijn klanten heb ik een welcome guide inclusief een stappenplan. In dit artikel vertel ik je er meer over. In het kort kan ik je vertellen dat ik dankzij deze twee tools voorkom dat klanten mijn agenda bepalen. Met als resultaat dat ik op mijn eigen tempo kan werken en me steeds minder gehaast voel. Ondernemen zoals ik het mij had voorgesteld begint eindelijk daadwerkelijk plaats te vinden. Wat een opluchting!

Ik besefte mij namelijk dat ik me heel erg irriteerde aan sommige klanten. Ik kreeg vijf mails achter elkaar en dan nog een telefoontje: ‘Heb je mijn mails al gezien?’ Ja, dat werkte voor geen meter want ik kwam met moeite aan mijn werk toe. Een groot gedeelte van hoe mijn klanten zich gedroegen, is ook mijn verantwoordelijkheid als de baas van mijn bedrijf. Als ik wil voorkomen dat klanten mijn agenda bepalen, dan moet ik ze vanaf het begin opvoeden.

Ja, dat klinkt misschien een beetje hard, maar het is wel zo. Als je vanaf het begin duidelijk aangeeft wat klanten van je mogen verwachten, kunnen ze zich ook aan jouw regels houden. In mijn welcome guide met een stappenplan voor nieuwe klanten, staat beschreven hoe ik werk. Maar dus ook mijn werktijden, wanneer en hoe ze input kunnen aanleveren. Gaat een klant (onbewust) toch over mijn grenzen heen, dan verwijs ik ze naar de guide.

Door klanten vooraf mee te nemen in wat mogelijk is bij mijn bedrijf, verstoren ze niet meer mijn zorgvuldige planning. Uiteraard komen spoedjes nog wel eens voor of belt er iemand op een moment waarop ik lekker zit te werken. Daar doe ik niet moeilijk over omdat flexibel zijn ook loont. Echter bepalen mijn klanten niet meer m’n agenda, waardoor ik relaxter werk en meer voor hen gedaan krijg. Ik leg ze graag uit wat de voordelen van deze werkwijze zijn.

Plannen als ondernemer is een must

Nu weet je hoe ik voorkom dat klanten mijn agenda bepalen. Ik heb mijn non-negotiables die ik als eerste inplan. De tijd die overblijft is voor klanten en werk. Daarnaast heb ik geleerd om mijn mindset aan te passen, maar ook om naar mijn eigen gedrag te kijken. Als de baas van mijn bedrijf start een goede planning en een prettige relatie met m’n klanten bij mij. De welcome guide en het stappenplan zorgt bij beide partijen voor rust en vertrouwen.

Wat mij betreft is plannen als ondernemer een must. Met name omdat er niemand anders is die voor jou zorgt als je het niet doet. Het vraagt wellicht wat oefening om op deze manier te plannen en je klanten op te voeden. Echter levert het je heel veel op! Denk aan eindelijk genieten van meer vrije tijd en plezier, omdat je daarvoor dit op tijd hebt ingepland. Maar ook werken op je eigen tempo, waardoor je betere resultaten voor je klanten genereert.

Hopelijk heb je door deze tips nieuwe opties gevonden om effectiever gebruik te maken van de tijd die je hebt. En kun je straks genieten van alles wat je op de planning hebt staan. Dingen die je niet kon doen toen je in loondienst werkte, maar nu wel kunt ervaren omdat je er zelf tijd voor hebt gemaakt. Evenals een leuke relatie met je klanten omdat ze je tijd en manier van werken respecteren. Toedeloe ergernis en irritante klanten, haha!

Heb je nog vragen over hoe je kunt voorkomen dat klanten je agenda bepalen? Je mag mij altijd mailen via info@buildmybusiness.nl of een berichtje sturen via Instagram @buildmybusinessnl. Ik denk graag met je mee!